上海公關公司：企業(yè)年會管理與創(chuàng)意
2013-03-18 10:38:40
企業(yè)年會是企業(yè)激揚士氣、部署戰(zhàn)略、制定目標的一場“家庭盛會”，可是如何才能不斷創(chuàng)新，獲得“眼球”，卻越來越讓每一個年會籌辦者煞費苦心。本文重點闡述了企業(yè)年會的活動管理和創(chuàng)意策略法則。
活動管理
活動管理是整個年會得以順利推進的關鍵步驟，充足的人員準備和精細的環(huán)節(jié)安排至關重要。
成立管理小組 成立年會管理小組主要是為了更好地協調各部門的事務及更有效地調配公司的各種資源。通常管理小組的成員由各部門領導指派(本部門的活躍份子)，而該小組的總負責人要在短期內組成一個團結而強大的團隊，號召有組織能力的人去發(fā)動公司員工參與年會的表演活動。此外，小組成員還要負責安排排練場所，采購所需物品，邀請相關人員等工作，每個成員要能夠獨立完成工作，并及時向總負責人報告，確保活動的順利進行。同時，總負責人應準備一套應急預案，以防突發(fā)事件。
節(jié)目預演 年會的表演人員大多是企業(yè)員工，因此管理小組要邀請專業(yè)老師對其進行指導并協助編排節(jié)目。在預演中，要集中所有演出人員及主持人，按照時間順序現場彩排各個環(huán)節(jié)，讓所有演出人員熟悉舞臺位置，掌握時間分配。在節(jié)目預演中需要對所有設備進行調試，包括用于演示的筆記本電腦是否設置了自動關機或者屏幕保護程序，活動現場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等，這些細節(jié)看似微小，卻很重要。
場地選擇與布置 每個企業(yè)都希望通過年會激勵員工士氣、營造組織氣氛、深化內部溝通、促進戰(zhàn)略分享、增進目標認同，因此現場氣氛不僅要營造出家庭聚會般的溫馨，而且還要在輕松愉快的氛圍中，放松心情，熔煉團隊。企業(yè)要根據年會的參與人數、環(huán)節(jié)設置和主題思想來選擇場地，比如充分體現現代商務高效、快捷的內涵的商務型酒店，既能舉行小型活動，還能舉辦大型活動;度假型酒店集休閑、娛樂于一體，而且還能提供相應的年會設施、美食和各種特色活動。如果資金允許，還可以選擇風景優(yōu)美、溫度適宜的海邊度假酒店，能夠使員工和客戶在回歸自然的親密感覺中體驗到企業(yè)對他們的關愛。有時公司希望打造一個別具匠心的年會，特色酒吧也不失為一個好的選擇。
根據年會的具體情況，設計并安排會場布局。通常在年會開始的前一天布置活動現場，場地搭建包括舞臺區(qū)、嘉賓區(qū)、VIP室、候場區(qū)、化妝區(qū)。有些公司為了體現出對員工的細致，還會特別準備餐前交談區(qū)和吸煙區(qū)。
主題選定 年會的主題既要搶眼又要精練。擬定出色的主題，需要對企業(yè)的市場狀況、品牌定位以及活動目的進行充分了解，特別是要了解企業(yè)想要通過此次年會傳遞的主要信息。跟隨這個步驟，在活動整體格調明確之后，也就確定了活動的主題方向。比如，某外企希望員工在輕松愉快的氛圍中，放松心情，熔煉團隊，將這一年年會的主題選定為Red Hot(火舞激情)。值得一提的是，擬定的活動主題應與企業(yè)品牌定位相吻合。公司希望每年的年會都會有出人意料效果和與眾不同的創(chuàng)意，而創(chuàng)意的體現也表現于一個具有感染力的活動主題來貫穿始終。
環(huán)節(jié)設定 在環(huán)節(jié)設計方面，有的公司會邀請一些重要客戶，以此增強相互間的關系，讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。如果資金允許，還可以邀請社會名流，與員工進行互動。總之，領導致辭、年度頒獎、才藝表演、抽獎與互動游戲等是年會的必有項目。在這個基礎上，如何把年會做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個環(huán)節(jié)。
留下深刻印象 年會是員工相互增進了解的重要平臺，讓員工對年會留下深刻的印象考驗著每一位年會籌辦者，是否會“轉身就忘記”成為衡量一個企業(yè)年會成功與否的重要標準之一。比如說，某企業(yè)要在2008年1月舉辦一次公司年會，而2008年是中國的奧運年，這個企業(yè)的年會可以將奧運會作為主題來提升影響力。那么，究竟怎么做才能避免“轉身就忘記”，同時又能很好地在北京奧運和該企業(yè)之間建立關聯性呢?我們給這次年會設計了一場由多項奧運比賽項目組成的競技賽，選擇既能吸引員工踴躍參與，又能體現團隊協作精神的項目，包括場地自行車、射擊、趣味乒乓球、三分投籃、足球贏積分和網球賽。通過奧運體育運動項目的介入，將這場年會深刻地與奧運聯系在一起。而競技活動中展現的拼搏與協作精神能夠激發(fā)企業(yè)員工的斗志與凝聚力。
